9 must-haves voor betaalsystemen op evenementen

1. Betaalbaar

Een open deur misschien, maar een betaalsysteem moet betaalbaar zijn. Als organisator ben je afhankelijk van bezoekers, van partners, van het weer en van andere omstandigheden waar je weinig controle over hebt. Als organisator loop je veel risico en daarom wil je de investeringskosten voor je betaalsysteem zo laag mogelijk houden. Bijvoorbeeld met een betaalsysteem dat uitgaat van het no cure, no pay-principe, zodat je alleen betaalt voor het daadwerkelijke gebruik.

2. Makkelijk te gebruiken

Eenvoud siert de mens maar ook het betaalsysteem. Veel organisaties zijn afhankelijk van tijdelijk personeel en vrijwilligers, dus een gecompliceerd betaalsysteem met een inwerktraject van 5 dagen is geen optie. Medewerkers en vrijwilligers moeten er snel, het liefst direct, mee uit de voeten kunnen zodat je tijdens het evenement meteen van start kunt.

3. Houdbaar tegoed

Verenigingen en organisaties organiseren doorgaans meerdere feesten of evenementen per jaar. Wie op het ene feest komt en geld overhoudt, wil vaak het resterende tegoed mee kunnen nemen naar het volgende feest. En als je toevallig een keer niet naar een evenement kunt, dan is het wel zo prettig dat jouw tegoed gewoon geldig blijft totdat je wel weer kunt gaan.

4. Bedien vaste bezoekers én dagjesmensen

Op evenementen heb je te maken met stamgasten en dagjesmensen. Er zijn mensen die altijd komen. Deze harde kern, de stamgasten van jouw feest, zijn al gewend aan jouw systeem en hebben bijvoorbeeld een vast tegoed of abonnement. Maar wie voor één dag komt zit daar niet op te wachten. Zorg daarom dat je deze variabele bezoekersgroep bedient met een maatwerkoplossing zoals een prepaid pasje of bandje die ze met contact geld kunnen kopen.

5. Speciale coupons

Naast vaste gasten en dagjesmensen is er nog een derde categorie te onderscheiden: VIP-gasten, sponsoren en medewerkers. Deze aparte groep wil je extra verzorgen door ze gratis of tegen een lager tarief te laten consumeren. Kies daarom voor een betaalsysteem dat hier rekening mee houdt.

6. Schaalbaar

Zoals we bij het eerste punt al zagen loop je als organisator veel risico. Naast betaalbaar moet een betaalsysteem het liefst ook schaalbaar zijn. Is het goed weer en zijn veel mensen vrij? Dan moet je snel een eenvoudig op kunnen schalen naar extra betaalmogelijkheden. En andersom gaat die vlieger ook op; als de bezoekersaantallen tegenvallen wil je ook weer kunnen afschalen. Zo houd je de kosten laag.

7. Duurzaam

Een must-have die de laatste tijd steeds vaker voorbijkomt is duurzaamheid. De ouderwetse festivalmunten zijn gemaakt van plastic en zijn daardoor minder goed voor het milieu dan digitale munten. Die laatste hoef je niet te produceren en ook niet weg te gooien. Je kunt ze bovendien niet kwijtraken en je hebt ze altijd bij je. Dat is niet alleen goed voor het milieu, maar ook goed voor jouw evenement.

8. Contant geld

Digitaal betalen heeft de toekomst, maar er zijn altijd bezoekers die zich daar tegen verzetten. Dat mag natuurlijk en daarom wil je altijd nog de mogelijkheid aanbieden om te betalen met contant geld. Het liefst niet letterlijk aan de kassa, maar een elegant alternatief zoals een prepaid polsbandje waar je saldo op kunt zetten door contact geld te betalen. Zo kunnen mensen toch contant geld gebruiken, zonder dat dit voor vertraging zorgt bij het afrekenen op het evenemententerrein.

9. Muntwaarde blijft

De klassieke festivalmunt heeft een vaste waarde, waardoor je als bezoeker en als organisatie makkelijk zaken doet. Een biertje is bijvoorbeeld 1 munt. Dat bestelt prettiger dan contant geld of digitaal €2,95 afrekenen. De betaaldrempel ligt dan net wat hoger voor de bezoeker. Bij de overstap naar een digitaal betaalsysteem gaat deze eigen muntwaarde vaak verloren, maar dat hoeft niet. Er zijn digitale betaalsystemen voor evenementen waar je ook je eigen muntwaarde kunt instellen, zoals Piek.

Wil je meer weten over Piek? Check dan onze website piek.app of neem contact op.