8 tips voor het organiseren van een evenement in coronatijd

1. Houd actief actuele maatregelen in de gaten en pas ze toe

Tot nu toe zijn dit de RIVM-regels waar we ons aan moeten houden: 

• Binnen mag je maximaal 30 gasten ontvangen op reservering. 
• 1,5 meter afstand houden, tenzij gasten uit één huishouden komen. 
• Altijd vragen of bezoekers verkouden zijn of koorts hebben. Zo ja, dan thuisblijven. 
• Per 1 juli maximaal 100 gasten binnen ontvangen. 
• Discotheken, clubs en vergelijkbare gelegenheden zijn tot 1 september gesloten.

2. Maak gebruik van tijdslots

Om het besmettingsgevaar te verkleinen mogen er minder bezoekers tegelijkertijd aanwezig zijn. Wie toch meer mensen wil ontvangen doet er slim aan om gebruik te maken van tijdslots. Bezoekers kunnen dan opgeven in welk tijdslot ze graag langs willen komen. Wanneer een tijdslot voorbij is en alle bezoekers weer vertrokken zijn, kun je schoonmaken voor de volgende groep. Een slimme oplossing om toch de hele dag bezoekers te kunnen ontvangen.

3. Kies de juiste locatie

Volgens het RIVM is het besmettingsrisico buiten (veel) kleiner. Probeer daarom je event buiten te organiseren, bijvoorbeeld in een open tent. Op deze manier kunnen bezoekers ook beter afstand houden, waardoor je meer bezoekers kunt ontvangen en is iedereen toch beschermd tegen slecht weer. Als het mogelijk is kun je op de vloer ook looplijnen aangeven en plekken markeren waar bezoekers mogen staan.

4. Communiceer de nieuwe regels duidelijk naar bezoekers

Blijf goed communiceren naar bezoekers over de nieuwe gang van zaken zodat iedereen precies weet wat er verwacht wordt. Als organisator ben je verantwoordelijk voor het gedrag van jouw bezoekers. Wanneer de regels niet worden nageleefd heb je het recht om bezoekers te weigeren of weg te sturen. Zorg dat alle regels op verschillende plekken goed zichtbaar zijn: op de website, op sociale media maar ook op de locatie zelf zodat bezoekers altijd goed op de hoogte zijn.

5. Licht personeel en partners in

Het personeel zal ook moeten wennen aan de nieuwe manier van werken. Organiseer daarom een gezamenlijk moment waarop je iedereen inlicht en vragen beantwoordt. Ook externe partners zoals foodtrucks of beveiligingsbedrijven moeten op de hoogte blijven van de nieuwe regelingen. Informeer en communiceer!

6. Blijf in contact met de gemeente

Uiteindelijk is de gemeente ook verantwoordelijk en die heeft de bevoegdheid om een feest of evenement stil te leggen, dus houd de gemeente te vriend. Informeer de gemeente tijdig over de plannen die je hebt gemaakt en de maatregelen die je hebt genomen. En denk daarna goed aan punt 4: zorg dat alle bezoekers de regels naleven zodat er geen reden is om in te grijpen.

7. Vermijd drukke punten op je event

Er zijn verschillende drukke punten op een evenemententerrein. Denk bijvoorbeeld aan de ingang, de muntenkassa, verkooppunten, de toiletten en de uitgang. Om het besmettingsrisico te verlagen moeten dit soort drukke punten verspreid worden over het terrein. De tijdslots uit tip 2 zijn een goed startpunt, maar je kunt ook een aantal punten elimineren. Kies bijvoorbeeld voor contactloos betalen in plaats van een muntenkassa. Piek biedt een betaalsysteem waarmee bezoekers via de Piek-app geld kunnen opwaarderen die omgezet worden naar de door jou gekozen muntwaarde. Vervolgens betalen ze door een unieke QR-code te scannen. Dit kan vanaf 2 meter afstand! Als organisatie heb je real-time een duidelijk overzicht van alle betalingen en het overige tegoed van de bezoekers wordt automatisch teruggestort. Een volledig corona-proef betalingssysteem.

8. Houd het schaalbaar

Omdat dit onzekere tijden zijn is het belangrijk dat je je event schaalbaar houdt. Dit houdt in dat je met een event voor 20 tot 50 bezoekers met een paar simpele aanpassingen ook 50 tot 100 man kan ontvangen, en andersom. Dat kun je eenvoudig doen met een kassaloos betaalsysteem zoals Piek. Elke verkoopmedewerker heeft dan een telefoon beschikbaar waarop het te betalen bedrag wordt ingetoetst, waarna er een unieke QR-code wordt aangemaakt. Wanneer een andere kraam van het dorp ook op het event wil meedraaien, dan kun je die makkelijk toevoegen in het betalingssysteem. Daarnaast werkt Piek met een No-cure-No-pay beleid. Dit houdt in dat je enkel betaalt voor wat je gebruikt. Wanneer er minder bezoekers zijn zullen de kosten dus ook lager zijn. Bovendien kan Piek ook naast het bestaande betaalsysteem draaien. Kortom, genoeg redenen om Piek uit te proberen.

Wil je meer weten over Piek? Check dan onze website piek.app of neem contact op.